Wie rechne ich mein Projekt ab?
Ihr seid fast am Ende eures Projektes angelangt! Alles andere ist erledigt, doch jetzt kommt das letzte Stückchen Arbeit auf euch zu – die Abrechnung. Das bekommt ihr auch noch hin!
Für eure Abrechnung sind Originalbelege ausschlaggebend, also denkt unbedingt daran: Alle Kassenbons, Quittungen, Fahrscheine und Rechnungen aufheben! Kosten ohne Nachweis können nicht abgerechnet werden. Hierzu legt ihr euch am besten schon von Anfang an einen Ordner an, in dem ihr alles abheftet. Bei Kassenbons und Fahrscheinen müsst ihr beachten, dass diese meistens auf Thermopapier gedruckt sind und mit der Zeit verblassen. Deshalb ist es vorteilhaft, wenn ihr diese kopiert und unter die Kopie die Originale klebt. In diesen Ordner gehören neben Kassenbons und Fahrscheinen aber auch Quittungen und Rechnungen. Die unterscheiden sich grundlegend dahingehend, dass Rechnungen eine Übersicht zu einer erbrachten Leistung und den resultierenden Kosten geben und eine Quittung den Empfang einer Leistung bestätigt. Quittung und Kassenbon unterscheiden sich dahingehend, dass eine Quittung eine handschriftliche Unterschrift besitzt, während bei einem Kassenbon, der elektronisch erstellt wurde, keine Unterschrift vorhanden ist. Aus allen Belegen muss hervor gehen, wofür ihr bezahlt habt. Eine Rechnung kommt z.B. von euren Siebdruckreferent_innen und eine Quittung erhaltet ihr z.B. von einem Copy-Shop, wenn ihre eure selbst gestalteten Flyer vervielfältigen lasst. Einen Kassenbon gibt es z. B. im Supermarkt - wisst ihr ja.
Wenn ihr Rechnungen schreibt oder bekommt gibt es einige Vorgaben, die ihr beachten solltet. Auf einer Rechnung sind nämlich folgende Dinge unbedingt notwendig:
- der_die Empfänger_in,
- was wird in Rechnung gestellt,
- wieviel einer bestimmten Leistung wird in Rechnung gestellt,
- die Rechnungsnummer,
- wann wurde die Leistung erbracht,
- Unterschrift, Ausstellungsdatum und evtl. ein Stempel.
Die Rechnung könnte dann zum Beispiel so aussehen (ODT).
Euren Ordner solltet ihr von Anfang an sehr gewissenhaft und ordentlich führen, dass erspart euch zum Schluss viel Mühe und Arbeit. Elementar für euer Projekt ist, dass ihr auch nur solche Kosten abrechnet, die mit der Förderrichtlinie eures_eurer Geldgeber_in übereinstimmen.
Um Übersicht über eure Ausgaben und Einnahmen zu haben, führt ihr parallel noch eine sogenannte Belegliste. Dort tragt ihr, innerhalb der Kostenarten nach Datum sortiert, alle Ausgaben ein, die im Verlauf des Projektes angefallen sind. Die Belegliste hilft euch dabei, im Auge zu behalten, wie viel Geld noch da ist und wie viel ihr noch ausgeben könnt. Meistens gibt der_die Fördergeldgeber_in euch ein Formular vor, welches ihr nutzen sollt. Ist das nicht der Fall, findet ihr hier ein Beispiel (ODT), an dem ihr euch orientieren könnt. Wenn ihr bei der Abrechnung Probleme habt, dann wendet euch an eure_n Fördergeldgeber_in, sie werden euch sicher weiterhelfen können.
