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Was wir brauchen? - Zu Materialien.

Nachdem ihr ein Veranstaltungsformat gewählt habt und euch klar darüber seid, was ihr für Methoden anwenden möchtet, geht es nun daran, sich Gedanken zu machen, was ihr dafür benötigt. Schreibt euch am besten eine Liste. Die könntet ihr in z.B. die Punkte Materialien, Technik, Verpflegung, Werbung und Formulare (wie Anmeldelisten) unterteilen. Das variiert natürlich von Veranstaltung zu Veranstaltung. Bei einem Festival benötigt ihr ganz andere Materialien als bei einer Fishbowl-Diskussion. So habt ihr jedoch ein paar Anhaltspunkte.

Materialien sind meist ganz grundlegend: Moderationskoffer mit verschiedenen Stiften, Klebezetteln und Moderationskarten sowie Flipchart-Papier und Pinnwände. Sprecht euch gut mit euren Referent_innen ab, was sie an Materialien beisteuern und was ihr besorgen müsst. Denkt auch hier an den Transport der ganzen Sachen.

Technik, die häufig verwendet wird ist u.a. eine Kamera für die Dokumentation eurer Veranstaltung, Laptop, Beamer und Leinwand um etwas zu präsentieren. Auch Verlängerungskabel, eine Soundanlage und Mikrophone benötigt ihr vielleicht. Tipp: Fragt bei der Vermietung eures Veranstaltungsraumes nach, was schon vorhanden ist oder eventuell zum Verleih bereit steht.

Wie heißt es doch so schön? Essen hält Leib und Seele zusammen. Wenn eure Veranstaltung einen längeren zeitlichen Umfang hat, ist es immer ratsam, seine Gäste in irgendeiner Form zu verköstigen. Tipp: Fragt bereits in der Einladung besondere Essenswünsche und eventuelle Unverträglichkeiten ab, sodass das Catering sich an eure Teilnehmer_innen anpassen kann. Ob ihr nur ein paar Snacks wie Gebäck, Nüsse und Obst anbietet oder ein komplettes Mittagessen organisiert, hängt natürlich von eurem Budget und eurer Veranstaltung ab. Auch kann man Team bildend und als Abwechslung gemeinsam kochen.

Wollt ihr Informationen streuen, dann legt auf eurer Veranstaltung Flyer oder Infomappen aus. Vergesst also nicht, welche mitzunehmen. Besonderes Augenmerk solltet ihr auch auf wichtige Formulare legen, die ihr am besten gleich an der Anmeldung auslegt und auf die ihr alle Teilnehmer_innen und Referent_innen aufmerksam macht. Solche Formulare könnten z.B. sein: Teilnehmer_innenliste, Einverständniserklärung inklusive Übertragung der Bildrechte oder Namensschilder. Am Ende eurer Veranstaltung bieten sich immer Evaluationsbögen an, um gebündelt das Feedback eurer Teilnehmer_innen einzuholen.

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