Projektdurchführung: Der große Tag ist gekommen!
Euer großer Tag, auf den ihr alle hin gefiebert habt, ist gekommen. Nach der langen Planung und Vorbereitung geht es nun zur Sache. Unabhängig davon, was ihr durchführt - ob ein Konzert oder einen Workshop, gibt es immer grundlegende Dinge, die zu beachten sind: Plant für die Vorbereitungen am Veranstaltungsort immer ausreichend Zeit ein. Nichts ist schlimmer als unter unnötigem Zeitdruck aufzubauen und dabei vielleicht noch die Hälfte zu vergessen. Beim Einräumen könnt ihr euch eure Materialliste schnappen und an ihr orientieren. So vergesst ihr auch nichts Wichtiges. Was meist vor eurer Veranstaltung zu tun ist: Stühle und Tische anordnen, Mülleimer aufstellen und Verpflegung bereit stellen. Auch äußerst wichtig: Der Aufbau der Technik. Hierbei solltet ihr besonders vorsichtig und gründlich arbeiten. Wenn was kaputt geht, wird’s teuer. Bevor eure Gäste eintreffen, überprüft am besten noch einmal, ob alles funktioniert. Besonders hilfreich für Gäste können auch Hinweisschilder sein, die zum Veranstaltungsort leiten sowie eine Garderobe.
Ist alles für die Teilnehmer_innen bereit, kann es auch schon los gehen. Lasst eure Gäste ein und macht sie auf Teilnehmer_innenlisten und sonstige Formulare aufmerksam. Begrüßt sie anschließend und stellt, wenn nötig, den Ablauf eurer Veranstaltung vor. Vermittelt ihnen die von euch festgelegten Standards und Methoden, das sorgt dafür, dass eure Veranstaltung möglichst harmonisch verläuft und keine_r der Teilnehmer_innen sich ausgeschlossen o.ä. fühlt.
Nun seid ihr voll in Fahrt und eure Veranstaltung läuft wie geschmiert. Es gibt aber trotzdem Dinge, die ihr nicht aus den Augen verlieren solltet: Achtet während des Ablaufs immer auf die vereinbarten Pausen und protokolliert ggf. die Ergebnisse. Außerdem denkt daran, Fotos zu machen. Die sind für euren Bericht oder für die Öffentlichkeitsarbeit Gold wert. Auch wird es immer wieder kleine Problemchen geben. Keine Panik, wenn etwas schief läuft oder fehlt! Nach kurzer Bedenkpause wird euch eine Lösung einfallen.
Eure Veranstaltung ist so gut wie abgeschlossen, doch eine Sache solltet ihr nicht vergessen: Bedankt euch bei allen Unterstützer_innen, z.B. Referent_innen, Moderator_innen, Fotograf_innen usw. Jede_r freut sich, wenn er für seine_ihre Bemühungen etwas zurück bekommt. Entweder ihr macht das direkt vor Ort, indem ihr sie auf die Bühne holt oder auf sie zu geht und euch bedankt. Wenn das aber in euren Veranstaltungsrahmen nicht so gut reinpasst, haben wir noch eine andere Idee für euch: Ihr schickt einen kleinen Dankesbrief mit einer Fotokarte vom Projektteam oder etwas, das während eurer Veranstaltung entstanden ist. Eine bedruckte Tragetasche, einen Linoldruck oder eine selbst gebrannte CD mit eurem eigenen Song - all das könnt ihr gut als Dankeschön an Sponsor_innen, Gäste, Mitwirkende schicken.
